はじめての経費精算 気をつけてほしい最低限のポイント３つ！
たまには経理らしいことを書きます。
新入社員の皆さんはそろそろ初めての経費精算の時期ですね。一経理事務員として、「これだけは抑えてくれればあとは経理がどうにかするから！」という部分３つを書きます。
※大前提※
会社によって異なると思いますので何かあっても責任は取れません。
迷ったときはすぐに先輩・上司・経理担当者に確認をしてください。
あくまで私のしている、いつもの業務の範囲内での話です。
ただおそらく多くの経理事務員が思っていることだと思うので参考までに書きます。
- 領収証はくっつけておく
- 金額を間違えない、最低３回は確認
- 期日までに必ず申請して！
1.領収証はくっつけておく
とにかく領収証がなければ、せっかくお仕事をする上で立て替えていただいたお金を支払えませんので、それぞれの会社指定のフォーマットに入力・記載後、一緒に必ず提出してください。もし、フォーマットに入力・記載されていなくても(いわゆる入力・記載漏れ)領収証さえあれば、「これ追加で入力・記載してもらえますか？」と経理からアクションをかけることが出来ます。これであなたが損をする確立が減ります！お金は大切に！
2.金額を間違えない、最低３回は確認
会社指定のフォーマット（申請用紙）に入力・記載するとき、日付やら勘定科目やら部署コードなどなどたくさん必要項目がありますよね。
お疲れのところ本当に申し訳ありません...。
日付やら勘定科目も部署コードも正直大切じゃないんです。一番、大切なのは『金額』なんです！！
※でも本当は全部ちゃんと入力・記載していただけると助かります。
よくある間違い列挙します。
633円→638円 数字そのものの間違いパターン
9,635円→9,653円 数字が逆になっちゃうパターン
10,000円→100,000円 桁が増えちゃう（または減る）パターン
...単純なミスだと思うじゃないですかそうですよね？
こんな間違いしないよ～って。
でも、上司（質問しにくい雰囲気）に何時までに提出しろ！だとか、
新入社員あるある、電話を一番に取らなきゃいけない状況下だとか、
他に覚えるべき業務がたくさんあるだとか、
新入社員さんならではの、イレギュラーな状況では
通常の状態では考えられないミスも起こる！と経理の人間はわかっております！
ですので、日付とか部署コードとか間違えちゃってもいいので（※でも本当は全部ちゃんと入力・記載していただけると助かります。2回目。）、とにかく『金額』だけは間違えないように気をつけていただけると嬉しいです。金額は、多すぎたり、少なすぎたりすると承認をもらい直しになり、会社全体の時間的ダメージが大きいです。
３回は、紙が穴が空くほど見つめて確認していただけませんか？（土下座）
会社のために支払ったお金は確実に頂きましょう。お金は大切に！
3.期日までに必ず申請して！
そして、最後のポイントですが、一番重要です！
必ず期日までに申請してください。（土下座）
会社によっては、期日までに申請・承認されなければ、ビタ一文支払わないことが多々あります。経理担当者も申請する皆さん忙しいのはわかっているのですが、会社の方針には逆らえません。四半期決算中は少しくらいOKとかゆるい会社もあったりしますが、基本はその月のものはその月の期限までに申請がなければ、支払いの手続きに進めません。
会社のために支払ったお金は確実に頂きましょう。お金は大切に！
最後になりますが、会社によって異なると思いますので何かあっても責任は取れません。迷ったときはすぐに先輩・上司・経理担当者に確認をしてください。
ただ、私経理事務員としては、新入社員さんが困っているのを毎年知っています。そして、にんげんだもの、間違えるよね、と思っています。
コンカー等の経費精算を合理化するシステムを導入していない、働き方改革や合理化に力を入れていない会社に入社してしまったあなたの味方です。経理事務員が一番困ってますから、人力頼み。
経理業務というのはこれからAIやらなんやらできっと淘汰される仕事だとは思うのです。まず経営者が一番最初に合理化させようと思う部分のひとつだと思うんですよね。
エクセルでの経費精算や手書きでの経費精算は、とっくに絶滅してもいいと思ってますよ、だって、家計簿すらスマホで写真撮って自動入力の時代に、エクセルや手書きなんて時代についてけてないよ、と会社に私も不満をもってます。
それをそのまま放置してるということは、結構、なあなあでやれちゃう規模の会社に多いんですよね…。
時代遅れの会社に入ってしまったのは仕方ないですが、なるだけみんなで協力して負担を減らせていけたらいいなあと思いこの記事を書きました。誰かの役に立てば嬉しいです。
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